Jak skutecznie zarządzać wynajmem swojego mieszkania? To pytanie spędza sen z powiek niejednemu właścicielowi nieruchomości przeznaczonej na wynajem. Jeżeli dopiero zaczynasz przygodę z wynajmem z pewnością jest kilka rzeczy, o których wprost musisz wiedzieć. Wynajem to nie tylko oczekiwanie na przelew od najemcy. To również analiza rynku, utrzymanie nieruchomości, dbanie o dobre relacje z najemcą oraz przestrzeganie przepisów prawnych. Ten artykuł powstał po to, aby pomóc zrozumieć, jak skutecznie zarządzać wynajmem swojej nieruchomości. Dowiesz się tu m.in. jakie pytania zadać potencjalnym najemcom, jakie mieszkania wynajmują się najlepiej i jakie obowiązki czekają Cię w roli wynajmującego. Jeden punkt na pewno Cię zaskoczy.
Zarządzanie najmem mieszkań to dużo więcej niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. To nie tylko sprawa wynajęcia mieszkania i otrzymania czynszu. Jest to złożony proces, który składa się na kilka kwestii. Przede wszystkim warto zrozumieć i poznać rynek wynajmu. Chodzi przede wszystkim o aktualne ceny oraz o to, jakie nieruchomości są najbardziej poszukiwane. Warto także znaleźć odpowiedniego najemcę – nikt nie chce mieć kłopotów z niechcianymi lokatorami, którzy nie kwapią się do płacenia czynszu, lub dewastują mieszkanie.
Nieruchomość musi być także okresowo doglądana i utrzymana w należytym stanie, co oznacza bieżące naprawy i większe remonty w dłuższej perspektywie. Warto również poznać prawa i obowiązki obu stron transakcji i dowiedzieć się, jak stworzyć prawidłową umowę najmu, która maksymalnie zabezpiecza interesy właściciela mieszkania. Aby uniknąć stresu związanego z wynajmem i bólu głowy warto zastanowić się nad zleceniem zarządzania najmem wyspecjalizowanym firmom.
Jaka umowa najmu najlepiej zabezpiecza interes wynajmującego?
Wspomnijmy jeszcze krótko o aktualnie najbezpieczniejszej formie wynajmu, która stosowana jest przez większość właścicieli mieszkań. Jest nią oczywiście najem okazjonalny, który w większym stopniu niż standardowa umowa najmu chroni wynajmującego przed potencjalnie nieuczciwymi lokatorami.
Taki rodzaj umowy pozwala na sprawną egzekucję komorniczą w razie potrzeby. Opróżnienie mieszkania oraz wyprowadzka najemcy w takim przypadku jest błyskawiczna.
Najem okazjonalny może być wykorzystany przez osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej związanej z wynajmem lokali mieszkalnych i są właścicielami mieszkania, które będą wynajmować tylko na określony czas. Umowa oczywiście musi zostać sporządzona na piśmie na czas nie dłuższy niż 10 lat.
Bardzo ważnym punktem najmu okazjonalnego są załączniki gwarantujące „przymusową wyprowadzkę” najemcy, jeżeli ten nie będzie stosował się do zapisów umowy. To wskazanie lokalu , do którego najemca będzie mógł się wyprowadzić, zgoda właściciela tego lokalu z podpisem notarialnie poświadczonym oraz oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, w formie aktu notarialnego. Obowiązkowo umowa taka musi być też zgłoszona w Urzędzie Skarbowym.
Wynajem mieszkania – o czym pamiętać?
Przejdźmy do głównego punktu dzisiejszego wpisu i prześledźmy 10 najważniejszych zagadnień, o których musi pamiętać każdy właściciel mieszkania, który pragnie je wynająć.
Na rozgrzewkę kilka ważnych punktów, z którymi wiąże się nie tylko bezpieczny, ale i zyskowny wynajem:
- Rynek: zrozumienie rynku jest kluczowe. Musisz wiedzieć, jaka jest średnia cena wynajmu w twojej okolicy, jakie są preferencje najemców i jaka jest konkurencja;
- Mieszkanie: nieruchomość przeznaczona pod wynajem musi być atrakcyjna dla potencjalnych najemców. Podstawą są czyste wnętrza w dobrym stanie technicznym. Na atrakcyjność wpływa jakość wykończenia i urządzenia. Warto zadbać o naprawę drobnych usterek jak wyrwany kontakt czy plamy na ścianie – zadbane mieszkanie prezentuje wyższą wartość w oczach potencjalnych najemców;
- Najemca: warto znaleźć odpowiedniego najemcę. To osoba, która będzie dbać o nieruchomość, terminowo płacić czynsz i szanować zasady wynajmu. O tym, jak to zrobić piszemy w dalszej części artykułu;
- Umowa: tak jak wspomnieliśmy na początku – umowa to klucz. Należy sporządzić odpowiednią umowę najmu. Powinna ona zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak wysokość czynszu, termin płatności, zasady korzystania z mieszkania, obowiązki i prawa obu stron;
- Prawo: niewiele wynajmujących zdaje sobie sprawę z tego, że nie tylko najemca ma pewne obowiązki. Mają je także właściciele mieszkań przeznaczonych na wynajem. Obejmuje to m.in. prawidłowe sporządzenie umowy najmu i jej rejestrację w przypadku najmu okazjonalnego, przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony prywatności najemcy, czy stosowanie właściwych procedur w przypadku wystąpienia konfliktów.
To jednak tylko wierzchołek góry lodowej, bo kwestii jest znacznie więcej. Bez obaw. Poniżej poznasz listę 10 najważniejszych. Zwracając na nie uwagę – zwiększasz szansę na zyskanie spokoju ducha i przeprowadzenie bezpiecznego wynajmu, który będzie się opłacał.
1. Niezbędne elementy umowy najmu nieruchomości
Na samym początku poruszmy najważniejszą kwestię, zabezpieczającą obie strony. Mowa oczywiście o umowie najmu. Prawidłowe jej sporządzenie to jeden z kluczowych aspektów wynajmu nieruchomości. To dokument, który chroni prawa i interesy zarówno wynajmującego, jak i najemcy.
Odpowiednio stworzona umowa powinna zawierać szczegółowe informacje o wysokości czynszu, terminie płatności, prawach i obowiązkach obu stron, zasad korzystania z mieszkania oraz o warunkach ewentualnego rozwiązania umowy.
Warto również pamiętać o zarejestrowaniu umowy w Urzędzie Skarbowym w terminie 14 dni od jej zawarcia w przypadku umowy najmu okazjonalnego. W przeciwnym wypadku instytucja najmu okazjonalnego nie zadziała..
Kluczowe elementy takiej umowy to:
- Wysokość czynszu, termin i sposób płatności: te parametry muszą być jasno określone, aby uniknąć wszelkich nieporozumień;
- Czas trwania umowy: zawsze powinno być jasno określone, na jak długo zawierana jest umowa;
- Szczegóły dotyczące napraw lokalu i jego wyposażenia: wszystkie zasady dotyczące utrzymania nieruchomości i ewentualnych napraw powinny być dokładnie opisane;
- Możliwość podnajmu lub jej brak: ta kwestia również powinna być wyraźnie zdefiniowana w umowie.
Dodatkowo istotnym elementem umowy są załączniki, takie jak:
- Lista wyposażenia: wszystko, co przekazujesz najemcy jako wyposażenie mieszkania;
- Zaświadczenie o zatrudnieniu najemcy: w przypadku niektórych umów, takie zaświadczenie może być potrzebne, aby potwierdzić zdolność najemcy do regulowania czynszu i opłat za media.
Jeżeli dochodzi do podpisania umowy najmu okazjonalnego to obowiązkowym załącznikiem, jest notarialne poświadczone oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w razie złamania przepisów umowy. Najemca w taki sposób zobowiązuje się do natychmiastowego opróżnienia i wydania lokalu.
2. Protokół zdawczo-odbiorczy
Kolejnym ważnym zabezpieczeniem wynajmującego, ale i najemcy jest stworzenie protokołu zdawczo-odbiorczego. Ten element dokładnie opisuje stan techniczny mieszkania, wyposażenia oraz stan liczników w momencie przekazania lub zdania lokalu.
Protokół zdawczo-odbiorczy jest fundamentem dla przyszłych rozliczeń z najemcą. Jeżeli stan mieszkania lub jego wyposażenie ulegną zmianie w porównaniu do stanu zarejestrowanego w protokole, wynajmujący ma prawo do potrącenia z kaucji kosztów niezbędnych napraw czy remontu. To kluczowy element zapewniający bezpieczeństwo i jasność transakcji wynajmu.
3. Warunki wypowiedzenia umowy najmu
Aby bezpiecznie wynająć mieszkanie, niezbędne jest określenie dokładnych warunków wypowiedzenia umowy najmu. Szczególnie istotne jest, aby uzgodnić formę, w jakiej możliwe jest wypowiedzenie – dla obu stron najbezpieczniejsza będzie forma pisemna. Należy także ustalić konsekwencje związane z wypowiedzeniem umowy i obowiązki stron w chwili zwrotu mieszkania, takie jak terminowe opróżnienie, czy posprzątanie.
Jasno zdefiniowany okres wypowiedzenia, np. 30 dni od otrzymania pisemnego wypowiedzenia, to istotny element. W przypadku umowy na czas nieokreślony, bez ustalonego okresu wypowiedzenia, umowa podlega przepisom ustawowym, określonym w art. 673 § 2 Kodeksu Cywilnego.
W przypadku wypowiedzenia umowy najmu na czas nieokreślony, gdy nie ustalono innego okresu wypowiedzenia, stosuje się zasady ustawowe. Są one różne w zależności od częstotliwości płatności czynszu.
Warunki wypowiedzenia umowy najmu powinny być ściśle sprecyzowane, aby zminimalizować ryzyko nieporozumienia. Warto pamiętać, że z tego prawa może skorzystać z zarówno najemca, jak i wynajmujący.
Nie wszystkie zachowania najemcy dają prawo do natychmiastowego wypowiedzenia umowy. Powtarzające się zakłócanie spokoju, kilkumiesięczne zaległości w opłatach, nieuzgodniony podnajem są jednak wystarczającą podstawą do wypowiedzenia umowy. Istotne jest, aby działanie te było poprzedzone pisemnym zawiadomieniem najemcy o naruszeniu przepisów umowy i potencjalnym wypowiedzeniu umowy.
4. Jakie obowiązki ma najemca, a jakie wynajmujący?
Kwestia obowiązków wynajmującego i najemcy jest kluczowa w procesie wynajmu. Oba podmioty mają swoje prawa, ale i obowiązki, które muszą być przestrzegane.
- Wynajmujący: jako wynajmujący, masz obowiązek utrzymać nieruchomość w stanie, który umożliwia najemcy korzystanie z niej zgodnie z umową. Musisz również szanować prywatność najemcy i dawać mu możliwość spokojnego korzystania z mieszkania. Wynajmujący jest zobligowany również do wykonania nieoczekiwanych napraw czy konserwacji, które nie są wynikiem naturalnego zużycia, ale wynikają z usterki czy awarii. W szczególności może to obejmować kwestie związane z instalacją wodno-kanalizacyjną, elektryczną, ogrzewaniem, a także naprawami urządzeń, które były w mieszkaniu przed wynajęciem;
- Najemca: przede wszystkim ma obowiązek dbać o nieruchomość i korzystać z niej w sposób zgodny z umową, utrzymywać ją w dobrym stanie technicznym i higieniczno –sanitarnym oraz dokonywać bieżących napraw i konserwacji wyposażenia.. Musi terminowo płacić czynsz i inne opłaty związane z najmem, a także szanować zasady wspólnoty mieszkaniowej.
5. Ubezpieczenie nieruchomości
Kwestią często pomijaną przez właścicieli mieszkań przeznaczonych na wynajem jest ubezpieczenie lokalu. To jeden z kluczowych obowiązków wynajmującego, chociaż nie zawsze jest to tak oczywiste. Ubezpieczenie nieruchomości ma przede wszystkim na celu ochronę właściciela przed losowymi zdarzeniami, które mogą spowodować poważne szkody materialne.
Istnieje wiele różnych rodzajów ubezpieczeń nieruchomości. Mogą obejmować takie zdarzenia jak pożar, zalanie, czy kradzież. W kwestii wynajmującego jest więc ubezpieczenie budynku i stałych elementów wyposażenia np. zabudowy łazienkowej, kuchennej, czy instalacji.
6. Jakie pytania zadać wynajmując mieszkanie?
Jednym z kluczowych etapów wynajmu mieszkania jest przeprowadzenie wywiadu i weryfikacja potencjalnego najemcy. Ma to na celu ustalenie, czy osoba, z którą mamy zamiar zawrzeć umowę, jest wiarygodna i odpowiedzialna.
Na początku warto w ogóle potwierdzić, że mamy do czynienia z osobą legitymującą się dowodem osobistym. Następnie warto poruszyć kwestię sytuacji życiowej i finansowej. Takie informacje, chociaż nieco dociekliwe mogą pomóc w przekonaniu, czy najemca będzie w stanie regularnie opłacać czynsz i inne koszty związane z wynajmem.
Chcąc jeszcze bardziej się zabezpieczyć, możemy wystąpić z prośbą o przedstawienie dokumentów potwierdzających zdolność finansową najemcy np. zaświadczenie o dochodach, czy raport z BIK.
Nie da się ukryć, że ważną rolę odgrywa także rozmowa z potencjalnym najemcą. To wtedy możemy wypytać o szczegóły i upewnić się, że powierzamy swoją nieruchomość w dobre ręce.
O co warto zapytać?
- Jaka jest Twoja historia wynajmowania? Czy wynajmowałeś już kiedyś mieszkanie?
- Czy miałeś jakieś konflikty z poprzednimi wynajmującymi?
- Jaką masz sytuację finansową? Czy jesteś w stanie pokryć koszt czynszu i opłat związanych z mieszkaniem?
- Czy palisz papierosy?
- Czy masz zwierzęta?
- Czy masz żonę/męża? Dzieci?
- Ile osób będzie mieszkać w mieszkaniu?
Odpowiedzi na te pytania pomogą zrozumieć, czy potencjalny najemca będzie odpowiedni dla Twojej nieruchomości i czy będzie mógł spełnić swoje zobowiązania wynikające z umowy najmu.
7. Pobranie kaucji
Za istotny element bezpiecznego wynajmu nieruchomości można uznać pobranie kaucji zwrotnej od najemcy. To finansowe zabezpieczenie na wypadek powstania szkód w trakcie umowy najmu. Można takim sposobem pokryć zaległe płatności, czy straty materialne, jeżeli taka sytuacja będzie miała miejsce.
Kaucję należy pobrać w dniu podpisania umowy najmu. Maksymalna dopuszczalna suma nie może przekroczyć dwunastokrotności miesięcznego czynszu. W przypadku umowy najmu okazjonalnego limit ten wynosi sześciokrotność czynszu. W praktyce jej wysokość to równowartość jednego miesięcznego czynszu. Takie zabezpieczenie to jedna z ważniejszych form ochrony interesów wynajmującego.
8. Zgłoszenie wynajmu do Urzędu Skarbowego
W Polsce, jeżeli wynajmujesz mieszkanie, musisz zgłosić ten fakt do Urzędu Skarbowego, a dochody z wynajmu muszą zostać uwzględnione w rocznym zeznaniu podatkowym. Od 2023 roku możliwe jest rozliczanie prywatnego najmu tylko przez ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w wysokości 8,5%, jeśli przychody z najmu nie przekroczą kwoty 100 tys. zł rocznie i 12,5%, jeżeli są wyższe niż 100 tys. zł rocznie. W tym drugim przypadku 12,5% płaci się od nadwyżki środków. Rozliczanie na zasadach ogólnych pozostaje obecnie tylko dla przedsiębiorców.
Istotne jest także to, że w zeznaniu podatkowym, nie można już odliczyć pewnych kosztów uzyskania przychodu, na przykład remontów, kosztów ogłoszeń, czy ubezpieczenia nieruchomości. Nie można również skorzystać z kwoty wolnej od podatku.
9. Prowadzenie księgowości
Mimo tego, że właściciele nieruchomości, którzy wynajmują mieszkania na własny rachunek, nie są zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości, to powinni zbierać wszelkie dokumenty związane z kosztami i przychodami związanymi z wynajmem.
Przychody to przede wszystkim czynsze, które powinny być dokumentowane, na przykład poprzez kwitowanie wpłat od najemców czy wyciągi bankowe.
Koszty to wszelkie wydatki, które ponosi właściciel z tytułu wynajmu nieruchomości. Powinny być udokumentowane, na przykład poprzez faktury, rachunki czy umowy.
Sytuacja wygląda zgoła inaczej, jeżeli chodzi o wynajem nieruchomości w ramach działalności gospodarczej. Wtedy może być konieczne prowadzenie pełnej księgowości.
Prowadzenie dokładnej ewidencji przychodów i kosztów jest niezbędne nie tylko do prawidłowego rozliczenia podatków, ale może być również przydatne w sytuacji ewentualnych kontroli podatkowych czy sporów z najemcami.
10. Jakie mieszkania wynajmują się najlepiej?
Każdy właściciel nieruchomości chce ją wynająć za jak najwyższą kwotę. Nie podlega do dyskusji. Jak więc tego dokonać? Na ogół najbardziej pożądane mieszkania na wynajem to te dobrze skomunikowane z centrum miasta, w pobliżu ważnych punktów infrastruktury miejskiej jak biura, uczelnie, przychodnie, sklepy.
Wartość mieszkania w oczach potencjalnych najemców podwyższa fakt atrakcyjnego wystroju i nowoczesnego wyposażenia. Warto tutaj skorzystać z usług homestagera, który jest zorientowany w najnowszych trendach, co pozwoli sprzedać lub wynająć nieruchomość szybciej i drożej. Dużą rolę odgrywają także takie udogodnienia jak balkon, miejsce parkingowe, czy spokojna okolica.
Co jest potrzebne do wynajmu mieszkania?
Zanim wynajmiesz mieszkanie, musisz upewnić się, że jesteś na to przygotowany. Oto kilka rzeczy, które mogą okazać się niezbędne:
- Mieszkanie w dobrym stanie: przed wynajmem upewnij się, że twoje mieszkanie jest w dobrym stanie technicznym. Naprawy, które mogą wydawać się małe, mogą zniechęcić potencjalnych najemców;
- Umowa najmu: jest kluczowym dokumentem w procesie wynajmu. Powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje, w tym wysokość czynszu, termin płatności, zasady korzystania z mieszkania, obowiązki i prawa obu stron, nie korzystaj z wzorów internetowych;
- Wiedza o rynku: musisz zrozumieć rynek wynajmu w swojej okolicy. Jaka jest średnia cena wynajmu? Jakie są preferencje najemców? Jak duża jest konkurencja?
- Zdolność do zarządzania najmem: zarządzanie najmem mieszkania wymaga czasu i zaangażowania. Musisz być gotowy na kontakt z najemcą o różnych porach, zarządzanie naprawami i utrzymaniem mieszkania, rozwiązywanie ewentualnych problemów, często bardzo zaskakujących. Alternatywą jest skorzystanie z usług firm zajmujących się zarządzaniem najmem.
Zarządzanie najmem nieruchomości
Jeżeli nie posiadasz dużej wiedzy i doświadczenia w zakresie wynajmu nieruchomości, może trochę się boisz lub po prostu nie masz na to czasu warto skorzystać z usług fachowców. Utrzymanie nieruchomości, zarządzanie finansami związanymi z najmem, obsługa najemców, kontrola lokalu, a także przestrzeganie praw i regulacji – to wszystko wiąże się z dość sporym zaangażowaniem właściciela. Wiele osób decyduje się na skorzystanie z usług profesjonalnego operatora nieruchomości, który może zająć się takimi zadaniami i zdejmę z barków wynajmującego obowiązek zajmowania się powyższymi kwestiami.
Ile kosztuje obsługa wynajmu mieszkania?
Powszechne jest, że przedsiębiorstwa specjalizujące się w administracji najmem ustalają opłatę w procentach od zysków z wynajmu. Istotnym aspektem jest to, że taka opłata nie jest naliczana podczas okresów, gdy nieruchomość pozostaje niewynajęta. Nie można jednak pominąć, że pomimo opłaty procentowej, liczne firmy wyznaczają sobie minimalną kwotę do pobrania, niezależnie od uzyskanych przychodów.
Wynajem mieszkania – podsumowanie
Mam nadzieje, że rozwiałem wszelkie kwestie związane z wynajmem mieszkania. Niewątpliwe jest to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i zaangażowania. Począwszy od poznania rynku, przez znalezienie odpowiedniego najemcy, aż po sporządzenie prawidłowej umowy najmu. To elementy, które wpływają bezpośrednio na sukces w zarządzaniu nieruchomością przeznaczoną na wynajem. Kluczem jest wypełnianie swoich obowiązków i utrzymywanie dobrych relacji z najemcą.
Pamiętaj, że każdy rynek nieruchomości jest inny, a co działa w jednym mieście, niekoniecznie będzie działało w innym. Dlatego zawsze warto dobrze zrozumieć lokalny rynek i dostosować swoją strategię wynajmu do panujących w nim warunków.
Grzegorz Rutko
Ekspert ds. Nieruchomości
Pomagam swoim klientom znaleźć sposób na sprzedaż ich nieruchomości oraz rozwiązywać ich nieruchomościowe problemy.
Częstochowa, Kłobuck, Lubliniec, Myszków, Radomsko, Pajęczno