Ostatni etap sprzedaży mieszkania czy domu powinien być już tylko przyjemną formalnością – strony transakcji ustaliły już cenę, kupujący ma finansowanie, pozostaje tylko podpisanie umowy sprzedaży nieruchomości w formie aktu notarialnego. Właśnie na tej ostatniej prostej transakcja może się ‘’wywrócić’’ i zdarza się to częściej, niż przypuszczasz.Na co zwrócić uwagę, by proces podpisywania aktu notarialnego nie zakończył się fiaskiem?
Sprzedający często nie zdają sobie sprawy, ile formalności wymaga transakcja. Wydaje się, że wszystko jest gotowe – nieruchomość ma księgę wieczystą, nie ma długów, więc można iść do notariusza. Dopiero na miejscu okazuje się, że brakuje kluczowego zaświadczenia: np. o braku osób zameldowanych, o rewitalizacji czy o niezaleganiu z podatkiem od spadków i darowizn.
Niektóre dokumenty da się zdobyć od ręki, ale inne wymagają tygodni oczekiwania. Jeśli sprzedajesz mieszkanie z kredytem, bank może potrzebować nawet kilku tygodni na wydanie promesy wykreślenia hipoteki. Brak jednego zaświadczenia to konieczność przełożenia terminu i często ponownego uzgadniania go ze wszystkimi stronami.
Jak temu zapobiec? Wystarczy odpowiednio wcześnie skompletować wymagane dokumenty. Jakie konkretnie?
Kluczowe dokumenty potrzebne do aktu notarialnego sprzedaży mieszkania, domu, działki – co musisz mieć pod ręką?
Im szybciej skompletujesz dokumenty, tym sprawniej przebiegnie cały proces przeniesienia własności nieruchomości. Co koniecznie powinieneś przygotować?
1. Tytuł prawny do nieruchomości
To podstawowy dokument potwierdzający Twoje prawo do własności nieruchomości. Może nim być:
- akt notarialny zakupu,
- postanowienie sądu o nabyciu spadku,
- akt darowizny,
- umowa dożywocia.
2. Księga wieczysta – numer i aktualne dane
Notariusz sam zweryfikuje treść księgi wieczystej, ale to Ty musisz upewnić się, że wszystkie wpisy są aktualne. Jeśli nieruchomość jest zadłużona hipoteką, konieczne będzie zaświadczenie z banku o stanie zadłużenia i promesa wykreślenia hipoteki.
Pamiętaj, że w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu księga wieczysta może w ogóle nie być założona – i jest to całkowicie zgodne z prawem. Taka sytuacja nie uniemożliwia sprzedaży, ale może wydłużyć procedurę u notariusza, dlatego warto zawczasu sprawdzić stan prawny lokalu.
3. Zaświadczenie o braku osób zameldowanych
Kupujący nie chce kupować mieszkania z niespodzianką w postaci zameldowanego lokatora (chociaż zameldowanie nie powoduje przyznania mu prawa do lokalu). Dlatego wymagane jest zaświadczenie z urzędu gminy lub miasta, potwierdzające, że w lokalu nikt nie jest zameldowany.
4. Zaświadczenie o rewitalizacji lub braku planów wywłaszczenia
Niektóre gminy wymagają zaświadczenia, że nieruchomość nie leży na terenie objętym programem rewitalizacji. Jeśli budynek znajduje się w takiej strefie lub objęty jest planami wykupu przez miasto (prawo pierwokupu), sprzedaż może wymagać dodatkowych procedur.
5. Wypis i wyrys z rejestru gruntów, budynków i lokali
To dokumenty geodezyjne, które pokazują dokładne położenie, granice i powierzchnię nieruchomości.
- Wypis zawiera dane ewidencyjne działki lub lokalu – m.in. numer działki, jej przeznaczenie, właściciela.
- Wyrys to graficzne przedstawienie nieruchomości na mapie.
Te dokumenty uzyskasz w starostwie powiatowym lub urzędzie miasta (wydział geodezji). Są konieczne przy sprzedaży domów lub działek.
6. Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w Miejscowym Planie Zagospodarowania Przestrzennego
To dokument, który określa przeznaczenie danej działki – czy można na niej budować, co można postawić, jakie są ograniczenia (np. wysokość zabudowy, linie zabudowy, funkcja działki). W przypadku sprzedaży działki lub domu nabywcy często chcą wiedzieć, jakie mają możliwości inwestycyjne. MPZP możesz uzyskać w urzędzie miasta/gminy.
7. Mapa ewidencyjna
To uproszczona mapa pokazująca podział geodezyjny terenu – działki, ich numery oraz granice. Jest niezbędna przy niektórych transakcjach, np. zakupie finansowanym kredytem, podziałach nieruchomości.
8. Uregulowane zobowiązania wobec wspólnoty lub spółdzielni
Jeśli sprzedajesz mieszkanie, będziesz potrzebować zaświadczenia o niezaleganiu z czynszem. Wspólnoty i spółdzielnie mogą wystawić je od ręki, ale zdarza się, że procedura trwa kilka dni.
9. Zaświadczenie z urzędu skarbowego
Jeśli nieruchomość była przedmiotem dziedziczenia lub darowizny, upewnij się, że masz również zaświadczenie o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn.
To dokument potwierdzający, że:
- spadek lub darowizna zostały zgłoszone do urzędu skarbowego,
- podatek został zapłacony albo
- jesteś zwolniony z obowiązku zapłaty podatku.
Bez tego zaświadczenia notariusz nie może sporządzić aktu sprzedaży nieruchomości nabytej w drodze spadku lub darowizny. Wniosek składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla położenia nieruchomości.
Czy warto samodzielnie angażować się w gromadzenie dokumentów niezbędnych do sprzedaży nieruchomości?
Teoretycznie każdy sprzedający może samodzielnie zebrać niezbędne dokumenty. W praktyce wymaga to znajomości procedur, pilnowania terminów i cierpliwości do urzędowych formalności. Każdy błąd może kosztować czas i pieniądze.
Zamiast ryzykować opóźnienie lub stresować się działaniem na ostatnią chwilę, warto skorzystać z pomocy specjalisty – pośrednika, który pomoże w przygotowaniu pełnej dokumentacji. Dzięki temu masz pewność, że wszystko będzie gotowe na czas, a sprzedaż przebiegnie bez komplikacji.
Sprzedaż z kredytem lub obciążeniem hipotecznym – co trzeba przygotować?
Wcześniej wspomniałem o konieczności aktualizacji księgi wieczystej i uzyskania dokumentów z banku, jeśli nieruchomość jest obciążona hipoteką. To jeden z kluczowych elementów sprzedaży – niedopilnowanie formalności może nie tylko opóźnić transakcję, ale wręcz zablokować jej finalizację.
Z tego artykułu dowiesz się, jak krok po kroku sprzedać nieruchomość z kredytem
Jak uniknąć niepotrzebnych kosztów i przyspieszyć proces?
Sprzedaż nieruchomości to nie tylko formalności, ale i wydatki. Dla wielu sprzedających prawdziwym zaskoczeniem jest to, ile może kosztować sama finalizacja transakcji. Część opłat da się zoptymalizować.
Najwięcej zapłacisz za zwłokę. Każdy tydzień oczekiwania na uzupełnienie dokumentów to dodatkowe koszty – utrzymania nieruchomości, spłaty kredytu, a czasem nawet negocjowania nowej ceny (prawdopodobnie z Twoją stratą) z kupującym, który, sfrustrowany przeciągającą się transakcją, zaczyna szukać innej oferty.
Koszty notarialne – gdzie można zaoszczędzić?
Nie ma jednej, sztywnej stawki za usługi notarialne. Maksymalne taksy są regulowane przepisami, ale notariusze mogą stosować wynagrodzenie z dolnych widełek wymienionych w ustawie. Jeśli sprzedajesz nieruchomość, warto porównać oferty kilku kancelarii – różnice w wynagrodzeniu mogą sięgać nawet kilkuset złotych.
Sprzedający, którzy wcześniej podpisali u notariusza umowę przedwstępną, powinni też sprawdzić, czy przy finalizacji transakcji można liczyć na niższą taksę.
Sprzedajesz sam czy z pomocą agenta nieruchomości?
Oszczędność na formalnościach może się zemścić, jeśli nie masz czasu, by dopilnować każdego szczegółu. Błąd w dokumentacji, niedopatrzenie w księdze wieczystej czy nieznajomość procedur mogą kosztować więcej niż wynagrodzenie pośrednika.
Dobrze przygotowana sprzedaż to nie tylko mniej stresu, ale też większa kontrola nad procesem – bez opóźnień, zbędnych kosztów i nerwowego załatwiania dokumentów na ostatnią chwilę.
Grzegorz Rutko
Ekspert ds. Nieruchomości
Pomagam swoim klientom znaleźć sposób na sprzedaż ich nieruchomości oraz rozwiązywać ich nieruchomościowe problemy.
Częstochowa, Kłobuck, Lubliniec, Myszków, Radomsko, Pajęczno